Saiba o que é gestão de projetos e como fazer em seu negócio

Existe uma confusão entre o que é gestão de projetos e de processos. Ambas são importantes e até mesmo se complementam. Porém, é preciso entender a importância e objetivo de cada, assim como também seu conceito.

Por isso, neste artigo, explicamos a diferença entre gestão de projetos e de processos e nos aprofundamos nos detalhes sobre a administração de projetos. Confira!

Qual a diferença entre processo e projeto?

Antes de entender mais sobre gestão de projetos, é importante saber o que é um projeto. Para isso, é necessário saber como diferenciar um projeto de um processo, já que essa é uma confusão muito comum entre os gestores e colaboradores de empresas. O projeto é um conjunto de atividades que possuem início, meio e fim. Dessa forma, ele possui — ou deve possuir — um cronograma de implementação e um escopo inicial.

Essa definição é muito confundida com a de processo. No entanto, a maior diferença entre elas está no fato de que um processo é algo repetitivo, que acontece sempre dentro de uma organização. Portanto, o processo seletivo da sua empresa é, como já diz o nome, um processo. Isso porque ele ocorre de tempos em tempos, tendo sempre o mesmo objetivo.

Porém, um grupo de estudos para melhorar o processo seletivo da sua empresa é um projeto. Ele possui início, meio e fim e tem como objetivo a melhoria de um processo interno. De maneira análoga, um serviço de criação de software também pode ser considerado um projeto. Isso porque ele possui a finalidade de criar algo diferente, inovador, com data limite para término. Além disso, possui um escopo bem definido de quais objetivos devem ser alcançados.

O que é gestão de projetos?

Agora que você já sabe o que é um projeto e qual a diferença desse termo para os processos da sua empresa, é hora de entender mais sobre a gestão de projetos. O termo gestão é empregado para designar o controle de algo. Portanto, a gestão de projetos é uma estratégia utilizada para controlar e otimizar os projetos que podem ocorrer dentro do seu negócio.

Isso significa que a gestão de projetos consiste em empregar competências para administrar os recursos e resultados de um projeto de forma a garantir a qualidade do mesmo. Ou seja, o principal objetivo desse processo é garantir que o projeto seja realizado da melhor forma possível e obtenha sucesso.

Quais os benefícios de investir em gestão de projetos?

Existe uma série de benefícios relacionados à implementação de uma boa gestão de projetos na sua empresa. Descubra agora alguns deles.

Monitora a execução do projeto

Um dos grandes benefícios de uma boa gestão de projetos na empresa é o fato de possibilitar o monitoramento da execução. Isso significa que essa área é a responsável por definir cada um dos passos e etapas do que foi proposto e estabelecer deadlines e resultados esperados. Dessa forma, a gestão de projetos permite o acompanhamento do projeto e garanta que tudo aconteça conforme o planejado.

Garante a qualidade dos resultados

A gestão de projetos acompanha os resultados de cada uma das fases e etapas do que está sendo realizado pela sua equipe. Dessa forma, ela garante que o projeto tenha um resultado final de qualidade, dentro do que é esperado tanto pelos seus colaboradores quanto pelos clientes (no caso de um projeto externo).

Identifica problemas com antecedência

Um dos grandes problemas de projetos está em descobrir, no final, um problema ou erro do início. Isso atrasa a entrega e acaba comprometendo todo o resultado. A gestão de projeto evita esse tipo de situação uma vez que acompanha de perto a execução do projeto e planeja detalhes com contingências. Desse modo, é capaz de identificar erros e problemas logo no início, evitando que eles afetem a qualidade da entrega.

Minimiza riscos

Os projetos sempre estão sujeitos a uma série de riscos. Porém, a gestão de projetos auxilia na minimização deles uma vez que busca prever e monitorar os riscos. Dessa forma, ela consegue prevenir uma série de problemas futuros.

Como criar uma gestão de projetos na sua empresa?

Esses são apenas alguns dos benefícios de uma gestão de projetos de qualidade dentro da empresa. Portanto, se você ficou interessado em implementar essa área na sua organização, descubra agora algumas dicas para criar uma gestão de projetos eficaz e eficiente para o seu negócio!

Defina o escopo e resultados esperados

O primeiro passo para uma gestão de projetos eficaz é definir o escopo e resultados esperados daquela ação. Isso porque é necessário clareza sobre de onde está saindo e onde quer chegar para, a partir daí, se engajar em outras ações de gerenciamento do projeto.

Tenha um planejamento eficiente

Antes mesmo de começar a fase de execução, também é importante investir em um planejamento eficiente para uma boa gestão de projetos. É nessa hora que você deve desmembrar ao máximo o projeto e buscar entender todas as etapas pelas quais ele deve passar e quem será o responsável por cada uma delas. Também é importante definir um cronograma, resultados esperados e metas para cada passo do projeto nessa fase da gestão.

Acompanhe a execução com indicadores

Utilize indicadores eficazes para acompanhar de perto a execução do projeto. É importante que você saiba tudo que ocorre em cada uma das etapas e mensure os resultados de cada passo do projeto. Dessa forma, você é capaz de identificar problemas ou riscos e corrigi-los antes que eles impactem os resultados finais.

Mensure a qualidade dos resultados

Com o fim do projeto, é a hora de mensurar os resultados obtidos. Aproveite para conversar com a equipe e criar um relatório sobre cada uma das fases, problemas que surgiram, soluções inovadoras e principais dificuldades. Dessa forma, é possível armazenar dados ricos que podem te ajudar a gestão de novos projetos, atuando na melhoria contínua da empresa.

Utilize o software como aliado

O software de gestão pode ser o maior aliado da gestão de projetos da sua empresa. Isso porque esses programas permitem que você acompanhe muitos projetos ao mesmo tempo e em tempo real.

Dessa forma, você tem acesso a uma série de dados que podem ser analisados para garantir a melhoria da qualidade dos processos. Você também consegue acompanhar o cronograma de execução e resultados gerados em um só lugar, otimizando a gestão de projetos da sua empresa.

Portanto, a gestão de projetos pode ser a estratégia que você precisava para melhorar os seus processos internos e melhorar os produtos e serviços oferecidos aos clientes. Dessa forma, você é capaz de criar um diferencial para o seu negócio e se destacar perante o mercado!

Se nosso texto sobre o que é gestão de projetos foi útil, aproveite para entrar em contato com a Simeon agora mesmo e descobrir todas as soluções que podemos oferecer a você!

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