Um fluxo de trabalho bem estruturado e implementado de forma eficiente é uma peça fundamental no planejamento estratégico de qualquer empresa. É função dos líderes promover a melhoria dessa ferramenta, gerando benefícios como redução de custos e aumento de produtividade.

No entanto, gerenciar esse recurso demanda um aperfeiçoamento constante e não é uma tarefa simples. Pensando nisso, criamos este texto para lhe ajudar a entender melhor o que é, qual sua função e, principalmente, como melhorar o fluxo de trabalho da sua empresa. Vamos lá?

O que é um fluxo de trabalho?

O fluxo de trabalho, também conhecido como workflow, é a lista de atividades funcionais da sua empresa, organizadas em ordem de prioridade e ocorrência. Ele funciona como um mapa, onde cada etapa é um processo que precisa ser realizado para se alcançar um determinado objetivo estratégico.

Esse mapa atua como um guia para os colaboradores e setores da empresa. Ele deve indicar quais tarefas precisam ser realizadas, em que ordem devem ser executadas e quais recursos serão necessários para sua conclusão.

Quais os benefícios de um fluxo de trabalho bem estruturado?

Um workflow bem estruturado descreve a relação entre cada processo de uma empresa, indicando o modo como recursos e informações trafegam entre eles. Ele funciona como um sincronizador entre as diversas áreas da companhia, otimizando a execução das atividades e diminuindo o desperdício de tempo entre uma tarefa e outra.

Esse maior sincronismo entre os setores influencia diretamente na diminuição da taxa de erros. As tarefas diárias terão maior qualidade e padronização, diminuindo as falhas, o retrabalho e a perda de materiais e capital.

Outro ponto positivo de um fluxo de trabalho bem estruturado é o melhor aproveitamento dos recursos. Com todos os processos internos mapeados, é possível planejar de forma adequada o consumo de recursos de cada projeto, controlando e minimizando seus custos.

O fluxo de trabalho promove o alcance dos objetivos?

Criar e gerenciar um bom workflow é de suma importância para alcançar os objetivos de negócio. É fundamental que a empresa conheça e compreenda bem os seus processos para que consiga crescer e alcançar os resultados desejados.

Do ponto de vista gerencial, o mapeamento das atividades ajuda a avaliar e a otimizar os processos internos, visando garantir o alcance dos objetivos propostos. Permite também a visualização do funcionamento de toda a empresa, possibilitando a identificação e eliminação de gargalos que atrasam ou dificultam o cumprimento das metas.

Quando bem alinhados aos objetivos estratégicos às necessidades dos clientes, as melhorias no fluxo de trabalho podem impactar os resultados de diversas maneiras. Por exemplo, com a redução dos erros e a otimização dos recursos, haverá uma redução nos custos empresariais, com consequente aumento nas margens de lucro ou no investimento na melhoria da própria companhia.

Além disso, o workflow também impacta no índice de satisfação dos clientes. Ele aumenta a qualidade dos produtos e serviços prestados pela empresa, além de melhorar a eficiência no atendimento aos consumidores.

Como melhorar o fluxo de trabalho?

Com tantas vantagens e consequências para os objetivos estratégicos, o workflow precisa receber certa atenção da gestão empresarial. Mesmo um fluxo de trabalho simples gera muitos benefícios, mas ele precisa estar constantemente progredindo e melhorando para se manter operando.

Mapeie os processos de trabalho

O primeiro passo para melhorar o fluxo de trabalho é conhecer bem as atividades executadas em cada setor da sua empresa. Pense na companhia como uma grande linha de montagem: identifique os processos em ordem cronológica, desde a primeira tarefa executada até o alcance de um determinado objetivo.

Vamos usar como exemplo uma fábrica de carros, cujo objetivo estratégico é aumentar o índice de vendas. O workflow nesse caso começa desde a compra de matéria-prima, passando pela fabricação do automóvel até o fechamento da compra pelo cliente.

Lembre-se de listar e incluir quais os recursos necessários para a execução de cada estágio do plano de ação. Para cada processo, devem ser considerados recursos como:

• Recursos Humanos: quantos profissionais são necessários? Quais as especialidades? Há colaboradores disponíveis?
• Materiais: quais materiais brutos são necessários? Quais ferramentas, equipamentos e softwares? Há algum material que precisa ser adquirido?
• Tempo: qual é o prazo da tarefa? Quantas e quais tarefas estão acontecendo ao mesmo tempo?
• Capital: quanto é o custo? Qual o retorno esperado? Há reservas de capital para emergências?

Documente os processos e suas interdependências

Com todas as tarefas identificadas, crie um documento que descreva o workflow e como os processos estão relacionados uns com os outros. Organize o fluxo de trabalho com as atividades na ordem de execução, incluindo os recursos necessários de cada etapa.

Use a tecnologia para ajudar no gerenciamento

A tecnologia é uma poderosa aliada na gestão empresarial e com o fluxo de trabalho não é diferente. Documentar todo o processo não é uma tarefa simples, por isso procure investir em uma ferramenta de gestão estratégica para auxiliar no gerenciamento das atividades. Elas ajudam a estruturar o seu workflow e otimizar os processos internos, facilitando o trabalho dos gestores e economizando tempo e esforço.

Além das ferramentas de gestão, incentive a inovação em todos os níveis e setores da companhia. Se existir uma tarefa básica e repetitiva, busque por uma solução automatizada para ela. Manter processos e ferramentas atualizados, além de dinamizar o fluxo de trabalho, aumenta a produtividade e diminui as taxas de erros.

Monitore os processos de perto

Na melhoria de processos, o monitoramento tem um papel fundamental e deve ser realizado de forma constante. O ideal é acompanhar todas as etapas do fluxo de trabalho bem de perto, coletando dados e informações de desempenho e resultados para serem analisados.

Essa supervisão próxima e progressiva ajuda a reconhecer focos de otimização no workflow, bem como identificar os gargalos de cada setor. Também é importante para identificar quais processos são mais valorizados pelos clientes e onde é necessário investir tempo e esforço de melhoria.

Avalie, repita e otimize o fluxo de trabalho

Com os dados coletados durante o monitoramento, será possível avaliar as melhorias do fluxo de trabalho para a empresa. Identifique quais aperfeiçoamentos tiveram melhores resultados e quais processos ainda precisam ser otimizados. Em seguida, planeje e execute novas mudanças, sempre alinhando suas ações aos objetivos de negócio e às necessidades dos clientes, e repita o processo de monitoramento e avaliação.

Um bom fluxo de trabalho deve estar sempre em constante evolução para que continue trazendo benefícios para a companhia. Acompanhe o seu desempenho atentamente, sempre em busca de novos pontos de melhoria. Lembre-se que o ambiente externo muda a todo o instante e sua empresa precisa acompanhar essas mudanças para se manter competitiva.

Agora que você já sabe como melhorar um fluxo de trabalho, comece a colocar em prática essas dicas no seu negócio. Quer ajudar outras pessoas a entender mais sobre o assunto? Então compartilhe este texto nas suas redes sociais para que mais pessoas possam aprender com ele!